Cérémonie de remise de diplôme : déroulé, planning et budget

Comment se déroule une cérémonie de remise de diplôme ?

Une cérémonie de remise de diplôme suit presque partout le même ordre : habillage des diplômés, entrée en musique, discours, appel de chaque diplômé sur scène, passage du pompon, lancer de chapeaux, puis cocktail avec les familles. L’appel occupe à lui seul la moitié du temps, voire davantage.

D’une école à l’autre, l’ordre des moments change peu. Ce qui varie, c’est la durée de l’appel, qui dépend du nombre de diplômés, et la place du cocktail. Nous conseillons ce déroulé aux établissements qui habillent leur promotion avec nos tenues.

Le moment le plus long est l’appel. Comptez une trentaine de secondes par diplômé, le temps d’annoncer le nom, de monter sur scène, de recevoir le diplôme et de poser pour la photo. Pour 100 diplômés, l’appel seul prend environ 50 minutes : avec l’accueil et les discours, réservez la salle deux heures, sans compter le cocktail. Pour une promotion plus nombreuse, découpez l’appel par filière, avec un mot court entre deux groupes, et la salle reste attentive jusqu’au bout.

Les trois gestes que tout le monde attend

Le premier est le passage du pompon. En début de cérémonie, il pend du côté droit du chapeau. Une fois tous les diplômes remis, les diplômés le font passer à gauche en même temps, au signal de la personne qui anime. Le deuxième est la remise elle-même : le diplôme se donne roulé et noué d’un ruban, comme un parchemin, ou ouvert dans un porte-diplôme. Le troisième est le lancer de chapeaux, en fin de cérémonie et dehors de préférence, pour la lumière de la photo et pour éviter les plafonds bas.

Un conseil de l’atelier avant le lancer : chaque diplômé écrit son prénom au feutre à l’intérieur du bonnet. Tous les chapeaux d’une promotion se ressemblent, et chacun repart ainsi avec le sien, pompon et clip de l’année compris.

Maître de cérémonie, musique et estrade

Une seule personne tient le fil de la soirée : le maître de cérémonie, souvent un enseignant ou le directeur des études. Il présente chaque orateur, lit les noms dans l’ordre d’appel et donne le signal du pompon. Faites-lui une fiche avec le programme minuté et la prononciation des noms difficiles.

Pour la musique, il suffit de deux morceaux : un pour l’entrée des diplômés, un autre, plus court, que l’on relance à chaque groupe pendant l’appel. Côté scène, une estrade avec un escalier de chaque côté évite les bouchons : la file monte à gauche, reçoit son diplôme au centre et redescend à droite. Testez le micro du pupitre la veille, et réservez le premier rang aux diplômés, dans l’ordre d’appel.

Que portent les diplômés ?

La tenue classique associe une toge, une coiffe avec son pompon et, souvent, une écharpe aux couleurs de l’établissement. Les toges existent en deux tailles, moins ou plus de 1,70 m. La coiffe est en taille unique, avec un élastique à l’arrière qui s’adapte à tous les tours de tête.

La même tenue habille filles et garçons : seule la taille de la toge change.

Sous la toge, une tenue de ville légère suffit, car les salles de cérémonie sont souvent chaudes. Les chaussures restent visibles sur les photos : si l’établissement veut une image homogène, écrivez-le dans l’invitation. Les cheveux longs s’attachent en queue basse, ou le bonnet se fixe avec deux épingles, pour que le chapeau tienne droit.

Pour la couleur, le noir reste le choix le plus courant. Les écoles qui veulent se distinguer prennent la couleur principale de leur logo pour la toge ou pour l’écharpe, ou une couleur d’écharpe par filière quand plusieurs formations sont diplômées le même jour, parfois en suivant le code des couleurs des cérémonies américaines. Le logo, le nom de la promotion ou « Class » suivi de l’année s’impriment en une couleur dans notre atelier normand, sur l’encolure de la toge, le bord du chapeau ou la pointe de l’écharpe.

Pour une remise plus simple, le chapeau et l’écharpe portés sur une tenue de ville suffisent : c’est la formule que retiennent souvent les lycées. Nous avons détaillé leur cas dans notre article sur la remise des diplômes du bac au lycée, et celui des instituts de soins dans l’article sur la cérémonie de diplomation en IFSI.

Comment organiser une remise de diplômes : le rétroplanning

Pour organiser une remise de diplômes, comptez trois mois. Réservez la salle d’abord, choisissez les tenues et demandez un devis deux mois avant, collectez les tailles à six semaines, commandez un mois avant, envoyez les invitations à deux semaines et vérifiez tout la dernière semaine.

La date commande tout le reste. Une fois la salle réservée, les étapes s’enchaînent à rebours. Ce calendrier laisse une marge si une couleur manque ou si le visuel du logo demande une retouche.

1. Trois mois avant (J-90) : réserver la salle, fixer la date et l’heure, choisir le parrain ou la marraine de promotion.
2. Deux mois avant (J-60) : choisir les couleurs et demander un devis en joignant le logo. Nous répondons avec un visuel de la personnalisation.
3. Six semaines avant (J-45) : collecter les tailles et valider le visuel.
4. Un mois avant (J-30) : commander les tenues, les rubans et les porte-diplômes.
5. Deux semaines avant (J-15) : envoyer les invitations aux familles, préparer l’ordre d’appel et le texte de la personne qui anime.
6. Une semaine avant (J-7) : recevoir et vérifier les tenues, répéter l’entrée et la remise.
7. Le jour J : habillage 45 minutes avant le début, photo de promotion, lancer de chapeaux.

Qui inviter et que mettre dans l’invitation ?

Autour des diplômés, on invite en général les familles, les enseignants et les responsables de formation, le parrain ou la marraine de promotion, et parfois les représentants des parents, des entreprises partenaires ou de la commune. Fixez à l’avance le nombre d’invités par diplômé : c’est la capacité de la salle qui décide.

L’invitation donne la date, l’heure d’arrivée et l’heure de début, l’adresse avec l’accès et le stationnement, la durée prévue et une date limite de réponse. La version envoyée aux diplômés ajoute l’heure d’habillage et une question sur leur taille, moins ou plus de 1,70 m. Un courriel suffit, avec un rappel la veille.

Si la date approche

Une commande est expédiée sous 48 h. Avec une impression, comptez 1 à 3 jours ouvrés de préparation. Chronopost livre ensuite en 24 h, Colissimo en 48 h, et l’Europe en 2 à 5 jours. Pour une grande promotion, gardez au moins deux semaines entre la commande et la cérémonie. La question « arrivera-t-elle à temps ? » revient dans près d’un message sur six que nous recevons : écrivez la date de la cérémonie dans votre demande, et nous vous dirons si le délai tient.

Vous organisez la cérémonie pour une seule journée, avec au moins 10 diplômés ? La location des toges pour la cérémonie comprend le port aller et retour et le pressing, et les chapeaux restent aux diplômés en souvenir. L’achat reste le bon choix quand chaque diplômé veut garder sa toge en souvenir.

Collecter les tailles et commander pour toute la promotion

Inutile de mesurer chacun : comptez seulement les diplômés de moins de 1,70 m et ceux qui dépassent. Sur la fiche produit, vous saisissez ces deux nombres et la quantité se calcule toute seule. Posez la question dans le formulaire d’inscription à la cérémonie, avec le nombre d’invités.

Le prix à l’unité baisse par paliers, dès 4 tenues, puis à 10, 20, 50 et 100. Toutes les couleurs d’un même article comptent ensemble : 10 toges noires et 10 bleues donnent le prix « dès 20 ». Vous pouvez donc prendre une couleur d’écharpe par filière sans perdre la remise.

Avant de valider, vérifiez trois choses. Un article imprimé est fabriqué pour vous et ne peut être ni repris ni échangé : relisez le visuel lettre par lettre, surtout les noms propres. L’impression standard est en une couleur : pour un logo en plusieurs couleurs, posez la question au moment du devis. Enfin, pour plusieurs centaines de pièces d’une même couleur, demandez la disponibilité avant de fixer votre calendrier, car une très grosse commande peut attendre un réassort.

Quel budget prévoir pour une remise de diplômes ?

Le budget dépend d’abord de l’effectif et de ce que l’établissement offre aux diplômés. Il se construit poste par poste. Le tableau dit ce qui fait varier chacun et où trouver le chiffre exact, puisque nos tarifs changent selon la quantité.

La dépense revient selon les cas à l’école, au BDE, à une association de parents, ou à chaque diplômé qui garde sa tenue. Les établissements nous règlent le plus souvent par virement ou par chèque, et la carte comme PayPal sont acceptés. Si votre établissement ne peut payer que sur facture, après livraison, dites-le dès la demande de devis : mieux vaut régler la question avant la commande que la veille de la cérémonie.

Le jour J : la liste de l’organisateur

Le jour J, l’organisateur a trois tâches : habiller les diplômés à l’heure, tenir l’ordre d’appel et lancer chaque moment au bon signal. Tout le reste, du micro aux rubans, se prépare la veille et se vérifie une heure avant l’arrivée du public.

• Ouvrir le vestiaire 45 minutes avant, toges rangées par taille. Les chapeaux arrivent montés, pompon et clip de l’année accrochés : rien à assembler.
• Placer les diplômés dans l’ordre d’appel avant l’entrée, avec une personne qui tient la liste en coulisse.
• Faire relire les noms difficiles à prononcer à la personne qui appelle.
• Poser les diplômes, rubans et porte-diplômes près de la scène, dans l’ordre d’appel.
• Annoncer le signal du passage du pompon, puis sortir pour le lancer et la photo de groupe.
• Si le diplôme remis sur scène n’est qu’un rouleau symbolique, annoncer où et quand retirer l’original.
• Si les toges sont louées, prévoir un point de retour au cocktail, avec les cartons et une liste de pointage.

Le lendemain, récupérez les photos et partagez l’album avec la promotion, avec un mot de remerciement aux intervenants. Celle de la promotion en toge, chapeaux en l’air, servira aussi à l’établissement pour annoncer la cérémonie suivante.